Delingskultur og tverrfaglighet: Er du SMYRF?

Samarbeid og tverrfaglighet

Oslo kommune har et ekstremt bredt tilbud av innbyggertjenester. Noe er lovpålagt, noe er politiske prioriteringer. Felles for svært mange av tjenestene er at mange av kommunens over 50 virksomheter (blant annet 15 bydeler og 25 etater) må samarbeide for å levere dem på en best mulig måte.

Origo jobber på tvers av tjenestespekteret, og alltid i samarbeid med virksomhetene som eier de ulike tjenestene. Bak alle innbyggertjenester ligger virksomhetenes tunge fag- og domenekunnskap, mange ulike tjenestereiser og massevis av godt innarbeidede prosesser. Teknologien, eller det digitale, er bare én av ingrediensene i en god innbyggertjeneste.

I Origo jobber de fleste i smidige og tverrfaglige produktteam. Vi har blandet teknologer, designere og folk som skjønner seg på organisasjonsendring. Forståelse, samarbeid og innsiktsdeling er avgjørende, både innad i teamene i Origo og mellom team og avdelinger, men ikke minst med alle Oslo kommunes virksomheter.

SMYRF: Våre kjennetegn

For å lykkes i denne tverrfagligheten, både innad og utad, har vi samlet og prioritert noen kjennetegn for hvordan vi ønsker at Origo og en Origoer skal oppleves.

Vi har valgt SMYRF:

• Samlende
• Modig
• Ydmyk
• Raus
• Forenklende

Samlende

Bakgrunnen for at vi ønsker å være nettopp samlende er at kommunens kompleksitet i seg selv er en av de største utfordringene for innbyggerne. Kommunen består av mer enn 50 ulike virksomheter som ofte har spesialiserte oppgaver. Moderne digitale tjenester krever gjerne data og behandling fra mange av disse, og ofte andre offentlige virksomheter også. Det er et mål at vi skal la innbyggeren slippe å forholde seg til hvordan vi er organisert på innsiden.

For Origo sin del betyr det også at du tar i litt ekstra for å inkludere andre, der du sikkert utmerket kunne sluppet unna med å la være. Vi er en ung organisasjon i stor vekst, og har stort behov for å bli kjent med og bli trygge på hverandre.

Modig

Selv om noe har vært gjort på samme måte i lang tid, skal vi tørre å stille spørsmål om hvorfor. Til tross for at noe har vært forsøkt før, kan det hende at forutsetningene er annerledes med nye verktøy. Og selv om en oppgave er både komplisert og tidkrevende skal vi våge å gå løs på den.

Digital transformasjon gjør at vi alle må endre adferd og rutiner i større eller mindre grad. Målet er at innbyggerne skal få betydelig bedre tjenester. Da må vi tørre å utfordre, selv om det gjør litt vondt i starten.

For det interne livet håper vi det betyr at du tør å by litt på deg selv. Det kan være å holde en presentasjon om noe du kan, eller dra i gang et initiativ du ser behov for.

Ydmyk

Noe av denne modigheten må balanseres. Ofte er det gode grunner til at det som fremstår som komplisert gjøres slik det gjøres. Den smidige arbeidsformen vi kan tillate oss i Origo passer kanskje ikke så godt inn i virksomheten som har en løpende produksjon av tjenester og klart definerte leveransemål.

Selv om vi har ganske god greie på ulike sider av det digitale, så er det uendelig mye kunnskap både i Origo og ellers i kommunen vi skal lære av. Vi skal være ydmyke i møtet med alt vi ikke kjenner, og vi skal være ydmyke overfor det vi tror vi kjenner. Det betyr ikke at vi ikke skal utfordre, men ønsker å ha en lyttende tilnæring. 

Innenfor Origos vegger kan ydmyk eksempelvis bety at du anerkjenner og reflekterer over kompetansen og erfaringen til dine kollegaer, selv om du er en ekspert på ditt område.

Raus

Du kommer neppe til å noen gang møtes med en lukket dør hos en kollega i Origo. Dette er et av de viktigste trekkene vi har sett etter hos søkerne når vi har ansatt. Vi ønsker oss folka som gjør det lille ekstra for at hverdagen til de andre blir litt enklere eller hyggeligere. Ikke tenk at tiden din er mye mer verdt enn tiden til andre. Tilby hjelp før noen spør. Ta ekstra godt vare på de nyansatte. Si noe hyggelig til de rundt deg.

I kommunesammenheng henger dette kjennetegnet tett sammen med delingskultur. Raushet kan gi seg utslag i at vi åpner en intern workshop eller et møte for andre. Kanskje tar du deg bryet med å finne alle i andre virksomheter som kan ha nytte av noe du gjør. I Origo har vi et privilegium i at vi får lov til å ha et perspektiv på tvers. All innsikt vi samler fra dette ståstedet skal vi dele, selv om det betyr mere arbeid, økt støy og flere spørsmål.

Forenklende

Man trenger ikke lete lenge for å finne løsninger eller prosesser som er tidkrevende for innbyggerne. Eller tjenester hvor det er vanskelig å forstå hvordan man skal gå frem. Kan vi gjøre grep som gjør at noen hundre timers innsats fra oss vil spare innbyggerne for titusenvis av timer med arbeid eller frustrasjon?

Innbyggerne aner ikke hvordan vi er organisert, og de færreste vet hva en etat er. Målet er å være proaktive, og tilby tjenestene til rett tid, og der innbyggerne forventer å finne dem. Ønsket om å alltid være forenklende er tett knyttet til samlende ovenfor.

Inne på kontoret kan det bety noe så enkelt som at du lager en oppskrift for hvordan porttelefonen eller HC-heisen virker. Eller husker å aldri bruke kommunens notoriske trebokstavsforkortelser. Alt som gjør livet litt enklere for de rundt deg.

Mere SMYRF?

Oslo kommune har en arena som kalles Forum for tjenestedesign. Den går på tvers av virksomhetene, og de er gode på nettopp deling av innsikt. I podcasten “Til Tjeneste” byr de på samtaler om ulike tema innenfor fagområdet. Origo fikk nylig lov til å snakke på både inn- og utpust om nettopp SMYRF: